| LA ADMINISTRACIÓN OPERATIVA DE UN CENTRO UNIVERSITARIO |
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| Revista Cognición 13 | |||
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Para citar este artículo: Galarza Ramírez, V. (abril, 2008) La administración operativa de un centro universitario. Revista Cognición Nº 13 ISSN 1850-1974 Edición Especial II CONGRESO CREAD ANDES y II ENCUENTRO VIRTUAL EDUCA UTPLoja, Ecuador LA ADMINISTRACIÓN OPERATIVA DE UN CENTRO UNIVERSITARIO Verónica Galarza Universidad Técnica Particular de Loja ECUADOR Partiendo de la siguiente definición: “Los Centros Universitarios son estructuras de apoyo para los alumnos de los diferentes lugares, con el fin de facilitar los procesos administrativos, académicos y de gestión, dirigidos desde la Sede Central.” Podemos manifestar que el pensar en minimizar tiempos para un centro que maneja un fuerte número de estudiantes que pertenece a una red de educación a distancia, es un objetivo fundamental de cada período de estudios.
Para citar este artículo: Galarza Ramírez, V. (abril, 2008) La administración operativa de un centro universitario. Revista Cognición Nº 13 ISSN 1850-1974 Edición Especial II CONGRESO CREAD ANDES y II ENCUENTRO VIRTUAL EDUCA UTPLoja, Ecuador LA ADMINISTRACIÓN OPERATIVA DE UN CENTRO UNIVERSITARIO Verónica Galarza Universidad Técnica Particular de Loja ECUADOR Partiendo de la siguiente definición: “Los Centros Universitarios son estructuras de apoyo para los alumnos de los diferentes lugares, con el fin de facilitar los procesos administrativos, académicos y de gestión, dirigidos desde la Sede Central.” Podemos manifestar que el pensar en minimizar tiempos para un centro que maneja un fuerte número de estudiantes que pertenece a una red de educación a distancia, es un objetivo fundamental de cada período de estudios. Una de las características de la población estudiantil muy bien descritas en el folleto Lineamientos Generales para la Educación a Distancia; es la falta de tiempo, textualmente nos dice: “Por las características señaladas podemos ver que el alumno tiene una cierta desventaja en relación al estudiante tradicional, quien dedica todo su tiempo a estudiar, o al menos suele ser la única obligación seria que tiene. El alumno a distancia hemos visto asume, además del rol de estudiante, otros que son principales en su vida, tales como el del trabajo y las obligaciones familiares, en muchos casos el estudio es un ámbito secundario. Se dispone por tanto de poco tiempo para dedicar a las tareas educativas.”. Por esta fundamental razón en los centros universitarios que son el primer contacto entre Universidad-Estudiante, cada período de estudios se debe realizar una retroalimentación de los procesos y de todas las actividades operativas en búsqueda de mejorar la atención a los estudiantes, del trato que recibe un estudiante van a depender muchas cosas: su estabilidad académica (evitando la deserción), y que por cada estudiante satisfecho se matricula por recomendación en la Universidad por lo menos uno más. En la organización del centro tenemos tres tipos de procesos: los de dirección, los de apoyo y los operativos.
En la presente comunicación nos vamos a centrar en el desarrollo y explicación de los procesos que forman parte del área operativa o de realización, que son fundamentales en el desarrollo de actividades en un centro universitario; los que dependen de la organización del mismo y en los que se han propuestos cambios que han servido para que la Universidad pueda institucionalizarlos y aplicarlos para el resto de centros a nivel nacional. 1. Matriculación: Se debe distinguir que hay dos tipos de estudiantes al momento de realizar la matrícula; los que ingresan por primera ocasión y los que realizan su matrícula para un segundo semestre en adelante. El estudiante que ingresa por primera ocasión es atendido por el personal de información, quienes son los responsables en revisar toda lo documentación exigida para el ingreso a la universidad y de asesorarle sobre el número de materias que va a tomar, luego de escoger su forma de pago legaliza su matrícula en la ventanilla de su carrera. Mientras que para un estudiante antiguo es mucho más fácil el proceso, puede hacer su matrícula por la web o simplemente se acerca al área de prematricula para luego legalizar su ingreso en la ventanilla de su carrera. El objetivo que siempre se persigue es que el estudiante cuando se acerque a matricularse haga todas las actividades en un solo momento, evitando a toda costa que vuelva por más de dos oportunidades. Una vez matriculado se le entrega los stickers de códigos de barra, que le servirán para identificar sus evaluaciones a distancia del primero y segundo bimestre.
Si una de las materias requiriere tutorías presenciales obligatorias, se les entrega el calendario previamente establecido con las diferentes fechas para que escoja el horario más conveniente y se pueda inscribir en una de ellas. Al final recibe el material bibliográfico concluyendo de esta manera su proceso de matrícula.
2. Material bibliográfico Con el detalle de material bibliográfico en donde consta la guía y el libro que se debe entregar es mucho más fácil despachar a cada estudiante lo que le corresponda. Antes de entregarle se procede a descargar del sistema informático, esto nos permite mantener un control del inventario y que en la sede se monitoree constantemente la existencia o no en las bodegas del Centro Regional Quito (CRQ). A los estudiantes que ingresan por primera ocasión y que tienen la obligatoriedad de tomar la jornada de asesoría de sistema, se les pone por escrito algunas recomendaciones finales así como toda la información que recibieron verbalmente, además se les invita a las jornadas informativas en donde se les da algunas instrucciones tanto operativas como académicas que le servirán para la organización de sus actividades que le permitan finalmente alcanzar su titulación. 3. Evaluaciones: Existen dos tipos de evaluaciones en el sistema de educación, las evaluaciones a distancia y las presenciales a. Distancia: Se tenían algunos problemas con la recepción de las evaluaciones a distancia, debido a que no se daba abasto para hacer que esta recepción sea ágil y fluida, los tiempos de espera sobrepasaban los treinta minutos. Se tomaron algunas decisiones importantes como: i. Se entregan a los estudiantes del CRQ en la matrícula junto con el material bibliográfico; carátulas que distinguen los trabajos de Quito sobre los otros centros universitarios. ii. Cada estudiante debe identificar sus evaluaciones con los códigos de barra entregados en matrícula que los colocan en el extremo superior derecho de sus carátulas antes mencionadas, los entregan en un sobre abierto debidamente identificado con su nombre y carrera. iii. Estas carátulas tienen un área desprendible que hacen que la recepción sea mucho más rápida. iv. Se prepara un solo salón, con fila de espera única y se ubican 15 puntos de recepción atendidos por asistentes. v. Luego de la recepción se procede a hacer la digitalización y control interno, para enviarlos a la sede central clasificados por escuelas. vi. Toda esta organización ha logrado que un estudiante que entrega el último día sus evaluaciones a distancia, se demore 15 minutos esperando en fila. vii. Se ha podido tener un trato preferencial con estudiantes discapacitados, señoras embarazadas y personas con niños. Mejorando notablemente la atención a nuestros estudiantes. Una vez que estas evaluaciones llegan calificadas por los profesores de la sede, se deben de clasificar por escuela y por estudiante para poder devolvérselas. b. Presenciales: Por el bien ganado prestigio que la Universidad ha logrado conseguir a lo largo de estos 32 años haciendo educación a distancia en el Ecuador; quienes formamos parte de la UTPL estamos en la obligación de cuidar celosamente el proceso de evaluaciones presenciales. Con quince días de anticipación al proceso se contrata los profesores de apoyo que estarán en cada aula, los supervisores de piso y las aulas que se usarán en el proceso. Un día antes mientras los responsables asignados por la sede para vigilar el proceso se reúnen con los supervisores y profesores de apoyo, el personal administrativo del CRQ se encarga de recorrer el lugar de evaluaciones para garantizar que todo este correcto. Durante las evaluaciones se instala una mesa informativa y de control, mientras que de la distribución de paquetes se encargan los supervisores de piso así como del control a través de hojas de seguimiento. Una vez terminado el proceso se sellan los paquetes e inmediatamente se envían a la sede. 4. Tutorías obligatorias: Existen tres fases importantes en la organización de tutorías: escoger la planta docente, difundir los calendarios de tutorías y realizar el control informático de cada una. a. Planta docente: el profesor que da las tutorías en los centros debe ser una persona cuya experiencia sea probada además todos los semestres los estudiantes llenan encuestas de satisfacción y califican a cada tutor, lo que nos permite que mantengamos al profesor o inmediatamente lo cambiemos. b. Calendarios de tutorías: se da a los estudiantes una gama de posibilidades o alternativas para que escojan los horarios de tutorías obligatorias. Estos se los difunde a través de pequeños calendarios que se les entrega a los estudiantes al momento de matricularse. c. Control informático: el controlar a los estudiantes en las diferentes tutorías y los horarios escogidos así como registrar las notas obtenidas, hizo que se piense en la posibilidad de utilizar el control a través del sistema informático. Una vez que el proceso fue probado en el CRQ se estableció el manejo de tutorías para el resto de centros universitarios. Se asemeja a una modalidad presencial ya que en el sistema informático se define los diferentes grupos: computación, niveles de inglés, speaking. Luego de esto van los paralelos de acuerdo con las fechas de inicio y horarios establecidos; finalmente se realiza la asignación de profesores a cada paralelo, quienes ingresan las notas de los estudiantes a través de un usuario con su respectiva contraseña. Estamos dos semestres manejando las tutorías de esta manera y se ha logrado ingresar en Abril – Agosto 2007 alrededor de 800 notas y en Octubre 2007 – Febrero 2008; 750 notas. Una vez terminada la tutoría el estudiante sabe cual es su nota de manera inmediata. 5. Gestión de Trámites: Un aspecto que marca la satisfacción de un estudiante es la gestión que se pueda hacer para tener los mejores resultados de sus trámites; por este motivo se está trabajando en la informatización de los mismos. Primero se procedió identificando los diferentes trámites y la frecuencia con la que se presentan quedando de la siguiente manera: a. Convalidaciones b. Cambios de centros por evaluaciones c. Petición de becas d. Certificados e. Asentamiento de notas f. Recalificaciones Con esto se está reduciendo tiempos de espera, debido a que se digitaliza el trámite y las personas responsables en la sede pueden adelantar gestiones mientras les llega la correspondencia del CRQ. Además nos permite entregar a los estudiantes un comprobante que garantiza que el trámite está siendo gestionado. El sistema informático nos permite obtener reportes para poder concluir las gestiones que el personal administrativo realiza por cada escuela y sobretodo el tiempo que toma cada uno de ellos en ser resulto. Hasta el momento están informatizados los trámites de convalidaciones y cambios de centros por evaluaciones. El objetivo que persigue el CRQ es tener un documento que resuma la gestión de procesos que se realiza con sus respectivos métodos de medición y de esta manera alcanzar que la satisfacción del estudiante sea del ciento por ciento.
BIBLIOGRAFÍA ROMERO FERNANDEZ L. M. Y RUBIO GOMEZ M.J. (Mayo 2002): Lineamientos Generales para la Educación a Distancia. Ed. Universidad Técnica Particular de Loja. Loja – Ecuador. RUBIO GOMEZ M.J. (Enero 2008): Guía General de Educación a Distancia. Ed. Universidad Técnica Particular de Loja. Loja – Ecuador.
1 Lineamientos Generales para la Educación a Distancia, autores Luís Miguel Romero y María José Rubio. Mayo 2002
Dentro de las evaluaciones o trabajos a distancia tenemos la entrega en el centro y la recepción de losmismos ya calificados por el profesor de la sede.
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