EVENTO ON LINE |
 Tanto empresas, gobiernos, organizaciones como individuos nos encontramos ante el despegue del enorme potencial de los " Eventos Online", un medio más rico, eficaz, cómodo, económico y funcional para la comunicación, debate, capacitación, promoción, venta y gestión que muchos eventos presenciales. Incorporarse hoy a este inevitable y democrático fenómeno conlleva enormes ahorros y beneficios descriptos a continuación.
|
| |
| 1. ¿Qué es un evento On line? |
| |
Un Evento Online es una reunión de personas en Internet mediante el uso de un software específico que permite la comunicación e interacción en TIEMPO REAL por vía
a. oral: utilizando micrófonos + parlantes o auriculares.
b. escrita: chats de texto entre los participantes, orador, moderador, etc.
c. visual: web-cams para ver al orador o a los participantes en vivo, PowerPoints, imágenes, videos, planillas, gráficos y cámaras especializadas (videocolonoscopias de uso médico, etc.) amplificables con proyector.
e. colaborativa: para mostrar y/o trabajar en simultáneo con documentos de Word, Excel, Photoshop, Internet Explorer, pizarrones virtuales, simulaciones, votaciones, etc. |
|
|
| |
|
|
2. Sorprendentes Ejemplos de "Evento On line" |
 |
|
En una Conferencia Web un orador desde una PC remota expone ante una cantidad inmensa de oyentes ubicados en sus hogares u oficinas, alrededor del mundo o en el mismo edificio. Los oyentes escuchan al orador, ven en sus pantallas las Powerpoint en tiempo real, y mediante una web-cam lo aprecian en vivo con los gestos y expresiones que tanto asociamos a la comunicación presencial. Para la comodidad del participante es posible ampliar la pantalla con un proyector y amplificar el sonido por parlantes, inclusive con traducción simultánea a distintos idiomas desde computadoras remotas. El evento también cuenta con chats para generar el preciado debate y/o posterior coffee break-virtual, ya sea en habitaciones" divididas por temáticas o con participantes en privado. |
|
| |
Los chats en simultáneo con la ponencia permiten (a) que el orador reciba comentarios y preguntas silenciosas sin interrupciones y (b) que los participantes discutan entre sí mientras el orador expone, ambas cosas imposibles en una presentación presencial.
|
| |
Los chats escritos favorecen la claridad y precisión evitando la tradicional ambigüedad verbal. La audiencia también puede corroborar y profundizar lo expuesto por el orador con búsquedas en tiempo real. Además, la Conferencia Web podría ser grabada y/o editada al alcance del mundo entero en un sitio web. Por último, una nueva oratoria, la pequeña imagen vía web cam y una buena redacción son los tres únicos elementos que rigen la percepción de los involucrados. |
|
| |
Otros Eventos "On Line" |
| |
- Congresos & conferencias, foros, mesas redondas, simposios, seminarios incluyendo a quienes estén imposibilitados para trasladarse, ya sean personas mayores, de bajos recursos, de lugares inaccesibles, discapacitados, embarazadas, etc.
Por ejemplo, la Federación Argentina de Cardiología organiza en el 2007 el 5to Congreso Virtual de Cardiología www.fac.org.ar/qcvc/index.php
- Sesiones de trabajo ( real time collaboration) en donde los miembros de un equipo geográficamente disperso trabajan sobre un mismo archivo en tiempo real, discutiendo sus aportes y objeciones verbalmente y muestran cambios que aparecen en las pantallas de los demás. Esta sesión de trabajo online puede aprovecharse en marketing, diseño gráfico y de productos, arquitectura e ingeniería, producción, finanzas, recursos humanos, gestión, etc.
- Clases y capacitación ( e-learning ) de temas generales o específicos para estudiantes o empleados, con simulaciones y ejercicios. Al respecto, ver el articulo El E-Learning del Futuro de Juan Acevedo Miño (La Nación 20/11/2006 www.lanacion.com.ar/859336 ).
Por ejemplo, la UBA ya cuenta con clases online (ver www.fadu.uba.ar/online ) y también docenas de universidades de EE.UU ( ver www.ivc.illinois.edu ). Además, muchos museos de EE.UU ofrecen visitas virtuales interactivas con expertos en vivo para escuelas o público en general.
- Reuniones de trabajo de PyMES o grandes empresas con empleados en distintas áreas, ciudades, regiones o países. Esto incluye reuniones de directorio o de cualquier nivel de personal de planta o administrativo, ya sea con inversores, distribuidores, proveedores o clientes, en donde se presentan, discuten y se aprueban proyectos, informes y políticas. No existe el problema de enviar archivos grandes por e-mail; simplemente se muestran durante el evento.
|
- Conferencias de prensa con acceso de periodistas de cualquier lugar del mundo.
- Remates escuchando la voz del rematador (www.bidspotter.com )
- Presentaciones de nuevos productos, servicios y software a clientes mediante simulaciones y demostraciones.
- Atención al cliente externo e interno.
- Entrevistas laborales y/o pre-selección de candidatos
- Encuestas con total privacidad y anonimato. Por ejemplo, estudios sobre conductas sexuales, evaluaciones sobre empleadores o colegas, etc.
- Focus groups con consumidores de cualquier lugar del mundo.
- Campeonatos de ajedrez, torneos de juegos en red, y otros emprendimientos creativos.
|
 |
|
|
| |
| 3. Ahorros, ahorros y más ahorros… |
| |
En comparación con el equivalente evento presencial en una sede física, al organizar un Evento Online se ahorran cuantiosas sumas de dinero, esfuerzo, tiempo y riesgo en cosas obvias y no tan obvias. |
| |
| |
| |
Ahorros administrativos: Al requerir menos proveedores, la preparación y ejecución del presupuesto se simplifica mucho, eliminando la revisión de contratos, la visita y coordinación con los proveedores y el control de hoteles, predios, instalaciones y servicios. |
|
|
| |
| |
Ahorros directos $$$:
- Traslados en avión, ómnibus, tren o automóvil para todos los involucrados.
- Alojamiento.
- Salones.
- Servicios gastronómicos: desayuno, almuerzo y cena, con dietas y gustos variados.
- Equipamiento: mobiliario, iluminación, equipo de sonido, pantallas, proyecciones, traducción, etc.
- Personal de seguridad, bomberos, servicios médicos.
- Personal de asistencia.
- Personal de inscripción.
- Impresión y entrega de folletería.
- Impacto ambiental = cero
- No hay seguros y no hay impuestos.
|
 |
|
|
| |
| |
| |
Ahorros de tiempos (
el tiempo es oro): Un Evento Online puede organizarse con muy poca antelación y tener una duración mínima muy breve con pocos participantes (15 minutos / 5 personas, por ejemplo). A su vez, los participantes no tienen necesidad de abandonar su puesto de trabajo junto con su consecuente pérdida de ingresos, ni de reacomodar sus agendas laborales y personales, ni convencer a un jefe, a un socio o a un cónyuge. |
|
|
| |
| |
Riesgos que se evitan
- Trastornos de tránsito o climáticos en aeropuertos, migraciones y Aduanas.
- Riesgos asociados a las multitudes, incendios, accidentes trabajo, atentados, piquetes, manifestaciones y entrenamiento de los participantes para una emergencia.
- Riesgo financiero por no concurrencia, cancelación o postergación.
- Puede llevarse a cabo en cualquier momento del año, independientemente del clima, las vacaciones, feriados y fechas religiosas.
- Gran reducción de la posibilidad de demandas jurídicas.
|
|
| |
| |
Estos ahorros se podrán invertir en eventos de incentivo, sociales, en promoción y publicidad, o simplemente permitiendo que muchísimas más personas, profesionales o instituciones tengan acceso a eventos de los cuales antes estaban excluidos. |
|
|
| |
| |
4. El Organizador de Eventos On Line |
| |
Es esencial destacar el rol de la creatividad para el desarrollo de nuevos Eventos Online. Por ejemplo, los famosos Campeonatos de Ajedrez hoy se llevan a cabo vía Internet (ver www.x3dchess.com) sin mover a los jugadores de la privacidad de sus casas, ni limitar a la audiencia ( en este caso un nicho específico fanáticos del ajedrez de todo el mundo! ). En el futuro tal vez nos sorprenda un artista o simplemente una persona común con una idea innovadora sobre un Evento Online del cual el mundo entero sea participante activo. En el campo empresarial, sinergizar los eventos presenciales con los Eventos Online potencia las inversiones en marketing y promoción. |
 |
|
|
| |
| |
| |
Actualmente no existe capacitación en organización de Eventos Online, por ende la experiencia es lo único que cuenta para el éxito del proyecto, el cual consiste de:
a. Selección del software según 3 criterios, b. Preparación, c. Post-Evento |
|
|
| |
| |
| A. Selección del Software según 3 criterios:
Funcionalidad: El objetivo del evento - ya sea informar, debatir, tomar decisiones, generar ideas, persuadir, vender, capacitar, hacer networking, exhibir, trabajar en equipo o resolver conflictos - requiere de distintos niveles de interactividad y feedback lo cual varía según el software. El software elegido va a condicionar la dinámica de grupo del Evento Online, es decir, cómo se relacionan e interactúan los participantes según cuándo y qué tipo de información pueden comunicar.
|
 |
|
|
| |
|
|
Por lo cual, debemos decidir si nuestro evento requiere de: video en vivo de uno o más participantes; voz en vivo de uno o más participantes; chats generales, en grupos o en privado (antes, durante o después de la presentación de documentos); mostrar documentos y aplicativos (Powerpoint, Word, Internet Explorer), trabajar en simultáneo con documentos y aplicativos; pizarrón virtual; votaciones y encuestas en vivo; indicadores de presencia de los participantes, grabación, edición y reproducción posterior al evento, cambio de mando de un participante a otro durante el evento; adaptación a diferentes anchos de banda para que todos reciban audio y video sin interrupciones, envío automático de invitaciones por email, espacios para el logo de la empresa u organismo, selección de idioma, capacidad de intérprete simultáneo, capacidad de encriptar contenido o utilizar firewalls ( para que hackers no puedan acceder al evento o a los archivos mostrados) y servicio técnico disponible por chat o por teléfono. |
|
| |
Participantes: También es imprescindible tener en cuenta cuántos son los participantes, que grado de experiencia tienen con la PC, qué PC tienen y su ancho de banda de acceso a Internet.
Alquilar o comprar el software: existen dos modalidades disponibles, alquilar un servicio de hosting para el Evento Online en donde una empresa provee su server con un determinado software al cual los participantes acceden por una página web (se cobra por participante + por minuto, o por una cuota mensual), o comprar la licencia de un software por cada PC con uso ilimitado durante la vigencia del contrato. |
| |
 |
|
|
|
|
|
| Alquilar un servicio de hosting |
Comprar un software |
| |
|
|
|
| |
Ideal para eventos masivos de única vez, con participantes de cantidad impredecible y ajenos a la organización.
Por ejemplo, congresos, presentaciones de productos, entrevistas, remates, atención al cliente externo. |
|
|
| |
Ideal para eventos frecuentes dentro de una organización, con alto nivel de colaboración e interacción y con una cantidad de participantes definida y constante.
Por ejemplo, sesiones de trabajo, reuniones de trabajo, clases, cursos de capacitación, atención al cliente interno. |
|
|
|
| |
|
|
Listado de proveedores de software en www.conferzone.com/resource/vendor_reviews.html |
|
| |
|
También existe la posibilidad de desarrollar un software a medida en el caso de organizaciones con personal de IT, aunque puede convertirse en un emprendimiento riesgoso y demorar tanto que los requerimientos cambian. Un problema de las grandes empresas es la multiplicación de softwares para Eventos Online adquiridos por distintos departamentos dentro de la organización, lo cual reduce la eficiencia, la compatibilidad y el ROI. |
|
| |
B.
Preparación del plan, el personal y los participantes |
| |
| |
| |
Quien pega bien, pega dos veces
El plan del Evento Online debe ser corto, preciso, bien sincronizado, atractivo, dinámico e interactivo para contemplar la baja tolerancia de los participantes delante de la PC. Cabe destacar que la ampliación de imagen y sonido mediante proyector de datos y parlantes asegura comodidad por más tiempo.
|
|
 |
|
|
| |
| |
Asistentes técnicos: deberán estar disponibles por chat y/o por teléfono para aclarar dudas del software y de la configuración del sonido a los participantes, el orador, el intérprete simultáneo y/o el moderador. Es imprescindible realizar pruebas de software, sonido, imagen y documentos junto con el personal de asistencia días y horas antes del evento. Los "firewalls" o "anti-popups" de las PC de los participantes pueden bloquear la transmisión, y la incorrecta configuración de sus PCs puede empeorar la imagen y sonido, por lo cual la audiencia debe presentarse con anterioridad para solucionar estos problemas.
| |
|
|
El orador: Los primeros cinco minutos definen la permanencia de los participantes, quienes reciben la voz del orador, su imagen facial y documentos ( por ejemplo Powerpoint ). Con estos tres elementos se debe captar la atención y compensar las limitaciones del medio. Se recomiendan sesiones de práctica para el orador de un Evento Online (toda una nueva disciplina especializada, hoy ignorada) haciendo hincapié en: |
|
- énfasis, expresividad y claridad oral
- Correcto uso del software, microfonía y web cam. Tener la mirada directa a la web cam (lo cual el participante interpreta como una mirada directa a él o ella) una buena postura del torso para arriba para no irse fuera de cámara y gesticular. Lo recomendado es ubicar la web-cam para que la cara ocupe toda la imagen, con buena iluminación
- presentación planeada con precisión, ritmo y respeto de tiempos
- utilizar 2 diapositivas por minuto para agregarle dinamismo, con diseño adecuado
- saber refrasear preguntas de los participantes
- posible asistencia de un ayudante para informarle en vivo acerca de comentarios válidos en el chat
- en eventos internacionales cuidado con los acentos regionales y el humor local
El moderador: Sus funciones incluyen fomentar el networking al presentar a los participantes entre sí, involucrar a los participantes callados, abrir y cerrar el evento, grabar el evento, permitir la participación de la audiencia, dirigir debates sobre temas específicos, votaciones, ejercicios, encuestas, preguntas y respuestas. Es decir, conduce la interactividad del evento para captar a los participantes, los cuales se encuentran fuera de la vista y del control, excepto mediante los medios mencionados.
 La audiencia: La convocatoria puede realizarse mediante emailings sucesivos, llamados, web pages y otras promociones, seduciendo con el temario a tratar. Además de brindar instrucciones sobre el software y saber cómo y cuándo utilizar los chats técnicos y generales, es clave incentivar a la redacción clara y precisa. Por último, hay que procurar puntualidad y coordinar audiencias en distintas franjas horarias.
|
| |
C.
Post-Evento |
| |
| |
| |
Hemos cumplido con los objetivos cualitativos y cuantitativos del evento? Puede averiguarse mediante cuestionarios, ejercicios, encuestas y midiendo las ventas o contactos realizados. Es importante saber identificar y actuar en consecuencia sobre los objetivos sociales, de camaradería, de entretenimiento o imagen corporativa que el Evento Online no puede alcanzar. |
|
|
| |
|
Copyright {cb_profile=ceciliavilches} Cecilia Vilches{/cb_profile}(2007)
This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it
Tel: +54.11.4632.6664 ó +54.11.4633.0247 |
|
